LOGO

[PR] Perusahaan Energi Memperluas Solusi Komunikasi dan Kolaborasi dengan Layanan Hosted

MedcoEnergi Internasional berdiri pada tahun 1980 di Jakarta, saat ini telah beroperasi di tujuh negara dengan jumlah pegawai sebanyak 3,000 orang. MedcoEnergi telah mengakuisisi beberapa perusahaan baru namun yang menjadi kekhawatiran adalah mengenai waktu dan upaya yang dibutuhkan dalam melakukan transisi solusi pesan (messaging) dan kolaborasi bagi para pegawai baru. Sebagai perusahaan berkembang, beban tim TI akan semakin tinggi sejalan dengan biaya untuk mengelola solusi on-premises perusahaan di seluruh dunia. Setelah uji coba Microsoft Office 365, generasi terbaru dari layanan hosted Microsoft, MedcoEnergi menyadari bahwa layanan email yang berbasis cloud dapat melengkapi solusi komunikasi terpadu on-premises saat ini dan menawarkan kemampuan yang sama bagi seluruh karyawan untuk dapat memenuhi kebutuhan mereka dalam bekerja. Oleh sebab itu, MedcoEnergi memindahkan seluruh mailbox karyawannya ke Microsoft Exchange Online untuk membantu mengurangi administrasi TI, menghemat biaya dan memberikan fleksibilitas bagi karyawannya.

 

Situasi

Berpusat di Jakarta, Indonesia, MedcoEnergi Internasional (MedcoEnergi) merupakan perusahaan energy terintegrasi yang beroperasi di tujuh negara. Bergerak di bidang explorasi serta produksi minyak dan gas, pembangkit listrik, industry downstream yang meliputi distribusi bahan bakar dan produksi biofuel. Saat ini memiliki sekitar 3,000 karyawan.

Dengan unit bisnis yang beragam serta operasi distribusi yang tersebar, maka perusahaan menyadari pentingnya platform komunikasi terpadu untuk menyebarkan informasi dan kolaborasi. Untuk sistem pengiriman pesan (messaging) perusahaan menggunakan Microsoft Exchange Server 2010 – perangkat lunak untuk email messaging dan kolaborasi. Untuk sistem kolaborasi, MedcoEnergi menggunakan Microsoft Office SharePoint Server 2001. Untuk instant messaging, presence, berbagi desktop dan konferensi, perusahaan menggunakan Microsoft Lync 2010 on-premises melalui lingkungan virtual yang berbasis teknologi virtualisasi Windows Server with Hyper-V. Teknologi ini juga dapat menyatukan seluruh partner dan vendor yang juga menggunakan teknologi Microsoft unified communications, sehingga para karyawan dapat berbagi kalender dan informasi.

Untuk layanan suara (voice service), MedcoEnergi menggunakan kapabilitas enterprise voice Lync Server yang memungkinkan karyawan untuk melakukan panggilan voice over Internet Protocol (voIP) langsung dari Microsoft Lync 2010 klien. Selain dari itu, karyawan juga menggunakan Exchange Unified Messaging untuk melihat voice mail dan email melalui teknologi pengiriman pesan dan kolaborasi client inbox Microsoft Outlook 2012. Para karyawan dapat melihat informasi atau berinteraksi dengan rekan-rekan yang berada di daftar kontak melalui situs Outlook 2012, Lync 2010 atau melalui Microsoft Office SharePoint 2007.

Karyawan yang berada diluar kantor pusat, perusahaan menyediakan koneksi low-cost voice redundant  melalui OfficeMaster Survivable Branch Appliances (SBA) dari Ferrari Electronic, penyedia sarana yang menyediakan koneksi jaringan telepon public di area yang tidak memiliki koneksi yang baik. Kegunaan SBA di kantor-kantor cabang adalah unutk memberikan koneksi redundant voice apabila terjadi pemadaman jaringan. Karyawan dapat tetap menggunakan kapabilitas untuk melakukan tatap muka dan instant messaging melalui Lync 2012 atau Outlook 2010.

Sebagai perusahaan publik yang bergerak di berbagai industry, MedcoEnergi sering melakukan akuisisi perusahaan-perusahaan kecil. Bagi staf TI, ini berarti mereka perlu melakukan pemisahan solusi messaging dan kolaborasi sampai mereka dapat melakukan transisi akun bagi karyawan baru. MedcoEnergi juga memiliki jumlah karyawan yang banyak yang berkerja di lokasi-lokasi terpencil namun tetap membutuhkan akses email dan komunikasi suara. Selain dari itu, sebagai perusahaan yang terus berkembang, peraturan bagi karyawan nya pun sering berubah. Bagi tim TI, hal ini berarti mereka harus menyediakan waktu lebih untuk mengelola akun karyawan.

MedcoEnergi memiliki 28 lokasi di seluruh dunia – semua menggunakan Exchange Server 2012 lokal. “Kami didukung oleh berbagai perangkat keras untuk menyokong solusi messaging yang ada saat ini, bahkan di lokasi-lokasi terpecil,” ujar Cecep Saefudin, Manager–Infrastructure Services, Medco EnergiInternasional. “ Hampir seluruh karyawan kami mengakses email  melalui Outlook Web App sehingga mereka tidak perlu khawatir mengenai koneksi VPN, tetapi kami tetap perlu untuk mengatur segala sesuatunya.“

MedcoEnergi memutuskan untuk mempertimbangkan pilihan lain untuk solusi messaging nya, dikarenakan perusahaan ingin  melakukan penghematan biaya dan administrasi yang diperoleh dengan menggunakan Lync Server. Selain dari itu, perusahaan juga ingin cara yang sederhana unutk membuat dan mengatur akun pengguna – terutama akun email – untuk karyawan baru dan karyawan-karyawan yang berganti tanggung jawab di dalam perusahaan. Dan juga, menginginkan proses administrasi yang lebih mudah bagi tim TI dan mengurangi jumlah infrastruktur yang harus mereka kelola dalam basis harian.

Solusi

Untuk beberapa tahun, MedcoEnergi mempertimbangkan untuk berpindah ke solusi hosted email. “Saat ini kami sedang dalam tahap perencanaan unutk memperbaharui data center di tahun 2012, maka kami memutuskan untuk mempertimbangkan pilihan layanan hosted.”lanjut Saefudin. Perusahaan mempelajari tentang Microsoft Office 365, generasi terbaru dari layanan hosted yang menggabungkan tampilan Office  yang telah dikenal dengan peningkatan layanan komunikasi dan kolaborasi yang berbasis cloud. MedcoEnergi bergabung dengan Microsoft Rapid Deployment Program untuk melakukan uji coba Microsoft Exchange Online, solusi messaging yang dirancang untuk organisasi yang membutuhkan manfaat dari email yang berbasis cloud tanpa mengorbankan kapabilitas business-classyang telah disediakan oleh Exhange Server selama bertahun-tahun. Dengan berlangganan lisensi perusahaan Office 365, MedcoEnergi dapat memindahkan akun karyawan ke dalam Exchange Service on-premises dengan layanan hosted Exchange Online sesuai dengan yang dibutuhkan. Pada saat terjadi perpindahan menjadi Exchange Online, voice mail karyawan juga akan secara otomatis ikut terpindah. Sebagai tambahan, dengan lisensi E4 enterprise plan, mereka mendapatkan keuntungan dari kemampuan Lync Server enterprise voice, panggilan konferesi dan tatap muka yang mereka gunakan saat ini.

MedcoEnergi mengelola seluruhnya dengan solusi Microsoft melalui layanan Active Directory, tim TI merasakan kemudahan untuk mempersiapkan transisi ke Exchange Online. “Transisi ini hanya membutuhkan waktu satu hari untuk mempersiapkan akun Active Directory,” ujar Arif Budiman, Data Center Operations Lead at MedcoEnergiInternasional. “Kami menggunakn Office 365 Directory Sync dan mengikuti instruksi melalui website.” Directory Synchronization memberikan informasi terbaru mengenai kebijaksanaan pengaturan grup Office 365 pada saat tim TI mengubah pengaturan di Active Directory, sehingga mereka tidak perlu mengatur dua set kebijaksanaan. Perusahaan juga menggunakan Active Directory Federation Services untuk single sign on, maka karyawan dapat menggunakan domain yang sudah ada untuk mengakses Exchange Online, Exchange Server 2010, SharePoint Server 2001 atau akun Lync Server 2010.

Saat ini, perusahaan merencanakan untuk tetap menggunakan Exchange Server 2010 on-premises di kantor pusat. Namun, akan ada transisi di kantor-kantor yang terpencil untuk layanan hosted secepatnya, dan untuk perusahaan-perusahaan baru akan menggunakan layanan hosted segera setelah mereka bergabung dengan perusahaan. Dengan Office 365, Medco dapat dengan mudah memindahkan mailbox karyawan antara Exchange Online dengan penggunaan Exchange Server on-premises pada saat karyawan pindah ke posisi yang baru di perusahaan atau pindah lokasi kantor. Perusahaan juga melayani beberapa akun email vendor dan partner dan akan melakukan transisi akun mereka ke layanan hosted.

Dengan Exchange Online, MedcoEnergi memiliki akses kapabilitas yang sama dengan on-premise Exchange Server yang digunakannya. Sebagai contoh, karyawan dapat mengakses arsip folder pribadi mereka. Untuk melindungi informasi sensitif perusahaan, perusahaan menggunakan kebijakan Hak Informasi Manajemen (IRM – Information Rights Management) sehingga karyawan dapat terus membuat dan mengakses pesan yang dilindungi IRM melalui Outlook 2010, Outlook Web App, atau melalui Microsoft Office Outlook Mobile pada perangkat mobile mereka. Karyawan juga dapat memperoleh tingkat keamanan yang sama karena Exchange Online menggunakan Microsoft Forefront Online Protection untuk Exchange dan Microsoft Forefront Protection untuk Exchange Server untuk membantu melindungi pesan email mentransfer perangkat lunak berbahaya.

Bagi para karyawan, perubahan-perubahan pada solusi messaging sebagian besar terjadi secara transparan, dan mereka memiliki akses ke semua kemampuan solusi komunikasi terpadu (unified communications) yang sama seperti yang mereka gunakan setiap hari. “Karena MedcoEnergi akan mengkonfigurasi Exchange Online untuk beroperasi dengan Lync Server model on-premise, karyawan dapat terus melihat informasi keberadaan, memulai sesi instant messaging atau melakukan panggilan telepon maupun panggilan konferensi dengan rekan melalui Outlook 2010,” jelas Saefudin. Karyawan juga dapat saling berbagi informasi kalender dengan vendor dan mitra terpercaya. Selain itu, dengan hosted voice mail melalui Exchange Online, mereka dapat terus menerima dan menjawab pesan suara.

Untuk divisi TI, Office 365 menyediakan kemampuan administrasi berbasis web yang sama seperti Exchange Server dan Lync Server. Dengan Exchange Online, divisi TI dapat menggunakan antarmuka baris perintah (CLI – command line interface) Windows PowerShell untuk membuat kotak pesan dan mengelola pengaturan. Mereka juga dapat menggunakan kontrol berbasis web untuk mengelola Lync Server dan Office 365 dari manapun pada jaringan perusahaan.

Manfaat

Dengan tenaga kerja mobile yang sering melakukan perjalanan ke lokasi terpencil, MedcoEnergi percaya bahwa menggunakan layanan berbasis cloud untuk melengkapi solusi komunikasi terpadu model on-premise adalah jawabannya. “Kami percaya pada layanan berbasis cloud, karena orang tidak lagi perlu terus menerus berada di kantor,” kata AgengWiryawan, IS Relations Manager di MedcoEnergiInternasional. Dengan mentransisikan banyak solusi messaging ke Exchange Online, MedcoEnergi memungkinkan karyawannya untuk tetap produktif di mana pun mereka bekerja, sekaligus mengurangi biaya dan membantu perusahaan untuk tumbuh tanpa menempatkan beban tambahan pada divisi TI nya.

Menghemat Biaya

Dengan penggunaan Lync Server 2010, MedcoEnergi telah mengurangi perangkat keras dan biaya operasi dengan menggunakan Lync dalam lingkungan virtual. Keputusan perusahaan untuk memindahkan solusi email ke layanan berbasis cloud ini terutama didasarkan pada pengurangan biaya TI lebih jauh lagi. “Dengan Exchange Online, kita dapat menghindari biaya deployment Exchange Server tambahan di lokasi-lokasi kantor baru,” kata Saefudin. Selain itu, juga dapat mengalih-dayakan perangkat keras yang ada yang mentransisikan kotak surat karyawan ke layanan online.

Menyediakan Fleksibilitas Lebih Seiring Bertumbuhnya Perusahaan

Dengan layanan berbasis cloud dan teknologi seperti SBAs untuk memperpanjang kemampuan solusi komunikasi terpadu yang dimilikinya, MedcoEnergi dapat dengan cepat membawa perusahaan baru bergabung setelah merger atau pun akuisisi. “Kami dapat menambahkan akun karyawan baru dengan cepat, tidak peduli apa layanan email yang mereka gunakan sebelumnya, karena lokasi tidak menjadi masalah lagi,” jelas Saefudin.

Dengan informasi email dan voice account para karyawan yang dikelola secara terpusat di Active Directory, divisi TI juga dapat lebih mudah mengelola kinerja karyawan karena mereka melakukan perpindahan mailbox yang seamless (mulus)  ke Exchange Server 2010 maupun Exchange Online. “Ketika kami menggunakan LyncServer, pada dasarnya kami membebaskan karyawan dari telepon di meja masing-masing dan menghilangkan kebutuhan untuk memindahkan perangkat keras dan saluran telepon,” jelas Budiman. “Dengan Exchange Online, kami memiliki jenis kebebasan yang sama.”

Dengan Exchange Online, karyawan tetap memiliki akses ke kemampuan LyncServer yang sama seperti kehadiran maupun instant messaging yang mereka gunakan untuk tetap produktif. Selain itu, karyawan dapat terus menggunakan user name dan password mereka yang telah ada, dan karyawan di lokasi terpencil pun tidak perlu khawatir tentang mengakses jaringan perusahaan melalui VPN sebelum login ke akun email mereka.

Administrasi Yang Mudah

Dengan menggunakan Lync Server dalam lingkungan virtual, MedcoEnergi mampu mengurangi 50 persen jumlah perangkat keras yang harus dikelola, sebuah tren yang diharapkan akan terus terjadi dengan transisi dari Exchange Server 2010 model on-premise ke Exchange Online. “Di banyak lokasi, kami dapat menghilangkan server-server model on-premise yang menjalankan Exchange Server sekaligus, yang tentunya akan sangat mengurangi administrasi,” jelas Saefudin. “Selain itu, ketika kami memperoleh bisnis baru, kami dapat menghindari penggunaan perangkat keras tambahan di lokasi tersebut.”

Untuk lokasi di mana ia akan terus menggunakan Exchange Server model on-premise, divisi TI dapat dengan mudah memindahkan mailbox karyawan ke cloud maupun server model on-premise sesuai kebutuhan. Ketika divisi TI perlu mengkonfigurasi akun baru atau mengubah pengaturan kebijakan perusahaan, hal ini dapat dilakukan di satu tempat -Active Directory – karena Office 365 Directory Sync mereplikasi informasi akun pengguna ke dalam layanan awan. Divisi IT tidak harus melakukan langkah-langkah tambahan untuk mempertahankan pengaturan konfigurasi pada solusi model on-premise maupun online.

Dengan Office 365, divisi TI juga dapat mengambil keuntungan dari Windows PowerShell dan kemampuan administrasi berbasis web untuk mengotomatisasi pekerjaan dan mengelola pemeliharaan sehari-hari. Selain itu, dapat terus menggunakan desktop sharing melalui Lync 2010 untuk membantu karyawan yang mengalami kesulitan dengan akun email mereka.

Pelayanan Dengan Standar yang Tinggi

MedcoEnergy melakukan upgrade ke Exchange Server 2010 untuk mengambil keuntungan dalam hal Database Availability Groups yang akan memberikan pemulihan bencana yang lebih baik dan mengurangi waktu backup otomatis (failover) apabila terjadi pemadaman (outage). Dengan Exchange Online, MedcoEnergi dapat mengharapkan pemulihan bencana yang lebih baik melalui data center yang geo-redundant dan terus-direplikasi, dengan sertifikasi dari pihak ketiga yang berstandar internasional.

Dengan peralihan email ke Office 365, MedcoEnergi melanjutkan tren yang dimulai dengan Exchange Server 2010 dan Lync Server 2010: untuk mengurangi biaya dan mempermudah administrasi sekaligus memberikan karyawan akses komunikasi instan dan handal serta kemampuan kolaborasi. 

Microsoft Office 365

Microsoft Office 365 menggabungkan versi awan dari produk komunikasi dan kolaborasi yang sangat terpercaya, yaitu Microsoft SharePoint Online, Exchange Online, and Lync Online, dengan versi terbaru dari Office desktop suite dan aplikasi web pendamping untuk bisnis segala ukuran.

Office365 membantu menghemat waktu dan uang, dan membebaskan sumber daya yang berharga. Mudah digunakan dan mudah untuk dijalankan, secara finansial didukung oleh service level agreement (SLA) yang menjamin keandalan sebesar 99 persen. Office365 memiliki keamanan yang kuat, dukungan telepon level-TI, geo-redundansi, pemulihan bencana, dan kendali privasi kelas bisnis dan standar yang Anda harapkan dari penyedia layanan kelas dunia.

Random Articles
Back to Top