Direct Release: Fujitsu Hadirkan Documal, Sistem Pengelolaan Dokumen Berbasis Digital
Solusi Pengelolaan Dokumen Perusahaan secara Efisien, Aman dan Fleksibel, Siap Antisipasi Tantangan Ledakan Data Perusahaan dan Dukung Akselerasi Bisnis
Jakarta, 26 November 2015 — Fujitsu, penyedia solusi bisnis berbasis TIK terkemuka dunia, hari ini memperkenalkan FUJITSU Enterprise Application Documal – sistem pengelolaan dokumen perusahaan secara digital dan inovatif kepada pasar Indonesia. Fujitsu Documal dihadirkan sebagai solusi efektif untuk mengantisipasi tantangan dan kebutuhan perusahaan-perusahaan di Indonesia akan sistem pengelolaan dokumen yang cerdas, terintegrasi, efisien, memiliki keamanan tinggi, terkontrol, fleksibel, serta mampu mengurangi seminimal mungkin kompleksitas pengelolaan dokumen yang dilakukan secara manual.
FUJITSU Enterprise Application Documal hadir sebagai salah satu wujud komitmen Fujitsu dalam mengedukasi pasar Indonesia akan pentingnya penggunaan teknologi dan inovasi untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas bisnis melalui digitalisasi dokumen kritikal perusahaan. Kehadiran solusi ini juga selaras dengan tema kampanye yang telah digulirkan di triwulan pertama “Journey to Digitation”.
Achmad S Sofwan, Managing Director Fujitsu Indonesia, mengatakan, “Jumlah dokumen kritikal berbentuk kertas maupun elektronik akan terus bertambah seiring dengan laju pertumbuhan bisnis perusahaan. Tren TI terkini seperti Cloud dan Big Data juga menjadi salah satu pendorong kian bertambahnya dokumen-dokumen penting yang harus dikelola perusahaan. Tanpa pengelolaan yang tepat dan konvensional, dokumen-dokumen penting berpotensi untuk menciptakan kompleksitas yang tinggi dalam penyimpanan maupun pendistribusiannya, mendorong terjadinya peningkatan biaya operasional maupun penyediaan tempat, serta tidak memiliki jaminan keamanan yang memadai terhadap kemungkinan tercuri atau rusak karena bencana atau cuaca. Persoalan-persoalan ini yang akan dijawab oleh Fujitsu Documal melalui sistem pengelolaannya yang cerdas, aman, efisien dan fleksibel.”
Documal dirancang secara cerdas oleh Fujitsu dan bersifat sangat fleksibel sesuai dengan kebutuhan perusahaan masing-masing. Dokumen-dokumen dalam beragam format yang telah dipindai akan diidentifikasi dengan cerdas oleh Documal untuk kemudian dikategorikan sesuai jenisnya. Documal akan mengenali apakah dokumen tersebut adalah surat penagihan, surat kontrak, atau dokumen-dokumen penting lainnya yang memerlukan pemeriksaan, persetujuan, atau hanya untuk didokumentasikan secara digital. Documal dengan cerdas juga mampu mengatur pendistribusian dokumen sesuai dengan kewenangan masing-masing. Ini menjadikan dokumen hanya bisa terdistribusi kepada pihak-pihak yang memiliki otoritas. Keamanan menjadi kian terjamin karena dengan pengelolaan yang transparan, maka pencarian, pengaksesan dan pendistribusian dokumen akan dapat terkontrol dengan seksama.
Alur pendistribusian yang tertata dan terkontrol, akan mempercepat proses pemeriksaan dokumen-dokumen yang memerlukan persetujuan cepat dari pemegang keputusan. Tak akan ada lagi dokumen yang tercecer atau hilang di tengah pemrosesan. Pihak-phak berwenang akan bisa mengetahui status dari dokumen yang sedang diproses. Pengarsipan data secara digital yang tertata baik dan mudah untuk diakses sewaktu-waktu, juga akan memudahkan pihak-pihak yang berwenang dalam mencari dokumen yang dikehendaki dari perangkatnya masing-masing. Dengan sistem penyimpanan dan pengaksesan berproteksi tinggi, dokumen juga dapat dijamin untuk tidak tercecer, tercuri, atau hilang akibat bencana maupun virus.
Banyak efisiensi yang dapat direalisasikan oleh penerapan digitalisasi dokumen. Berkaitan dengan pengelolaan data tercetak, merujuk laporan AIIM (Association of Information and Image Management), telah terjadi peningkatan produktivitas sebesar 30% sebagai dampak dari peniadaan komunikasi berbasis cetak atau kertas. Transformasi dari penggunaan kertas ke digitalisasi dokumen juga menghadirkan dampak positif lainnya, antara lain pelanggan akan semakin menikmati manfaat dari kemudahan serta kecepatan akses data, mampu mencegah kehilangan data, menghemat ruangan atau tempat yang semula disediakan untuk penyimpanan fisikal, penghematan beragam biaya, yang pada akhirnya bermuara pada kepuasan pelanggan.
More Articles
