in: News | October 6, 2017 | by: Jagat Review

Direct Release: Tren Smart Office: Empat Hal Utama yang Harus Diperhatikan Perusahaan

2000px-Dell_Logo.svg

Seperti apa gambaran lingkungan kantor 20 tahun dari sekarang dalam benak Anda? Apakah ruangan-ruangan kantor tetap ada ataukah kita akan lebih memilih ruangan pribadi dibandingkan berkantor di kantor pusat? Apakah tenaga kerja akan lebih kolaboratif atau justru terkotak-kotak (siloed)? Lebih produktif atau kebingungan? Apakah yang bekerja manusia?

Menurut Dell and Intel Future Workforce Study 2016, hampir separuh pekerja (45%) di wilayah Asia Pasifik dan Jepang (APJ) berharap dalam lima tahun ke depan mereka dapat bekerja di sebuah smart office yang menawarkan IoT dan berbagai teknologi lainnya. Hal ini menunjukkan bahwa meski gelombang teknologi baru, terutama teknologi kecerdasan buatan atau artificial intelligence (AI), membuat para pekerja khawatir, tapi sebagian besar justru sangat mengharapkan teknologi mengambil peran yang lebih besar di tempat kerja.

Apakah Anda terkejut dengan rentang waktu lima tahun? Tak diragukan lagi harapan para pekerja tersebut akan mengejutkan banyak perusahaan dalam beberapa tahun ke depan, apalagi karena sekitar 42% generasi milenial di wilayah APJ menyatakan mereka tidak ragu mundur dari pekerjaannya jika fasilitas teknologi yang disediakan perusahaan tidak memenuhi standar. Meski terkesan ironis mengingat dampak AI kepada para pekerja, perusahaan punya dua pilihan, yakni menyediakan lingkungan smart office atau mengambil risiko kehilangan karyawan terbaiknya.

Apa sebenarnya smart office itu?

Ada empat hal utama yang harus diperhatikan perusahaan terkait dengan semakin populernya “smart office”, yaitu:

  • Smart office membuat pekerja menjadi lebih cerdas. Memang sebagian pekerja (23%) khawatir mereka akan digantikan atau bergantung pada kecerdasan buatan. Namun, satu dari lima responden (21%) di APJ menyatakan, mereka berharap dapat menggunakan AR/VR (augmented reality/virtual reality) untuk memperkaya keterampilannya, dan jumlah responden yang sama (21%) menyatakan, visualisasi 3D melalui AR/VR membantu mereka mendapatkan ide-ide baru atau menyelesaikan masalah yang ada. Misalnya, Upskill (APX Labs) yang mengembangkan teknologi software wearable yang dapat digunakan para pekerja untuk mendapatkan instruksi awal, validasi instan dari tindakan yang mereka lakukan, dan kemampuan interaksi data penghemat waktu lainnya saat mereka bekerja.

Mayoritas responden di APJ juga sepakat bahwa kecerdasan buatan dapat mempermudah pekerjaan mereka, sedangkan solusi-solusi pemeliharaan prediktif berbasis IoT dapat mengatasi tantangan operasional, seperti masalah downtime yang mendadak terjadi, efektivitas seluruh peralatan yang digunakan dan pengembalian aset (return of assets). Sudah menjadi tugas departemen/bagian TI untuk mengeksplorasi teknologi yang dapat membantu para pekerja lebih fokus pada pekerjaan yang memberi nilai tambah bagi perusahaan daripada berkutat dengan pekerjaan administratif di setiap departemen.

Misalnya, sektor manufaktur yang proses produksinya semakin kompleks. Kondisi ini membutuhkan karyawan dengan ‘skill set’ khusus di setiap departemen/bagian. Bagian TI harus dapat menghadirkan sistem ‘kolaborasi’ yang efektif dan efisien agar masing-masing departemen tidak saling tumpang-tindih dalam mengerjakan proses produksi dari hulu ke hilir.

  • Smart office adalah ekosistem yang sangat terintegrasi yang mengerti kebutuhan pekerja. Lebih dari sepertiga pekerja sangat antusias dengan kesempatan memanfaatkan IoT. Mereka bisa terhubung dengan berbagai perangkat secara nirkabel dan menganalisis data secara real time. Salah satu perusahaan inovatif, Comfy, menggunakan IoT untuk menghubungkan karyawan secara langsung ke sistem sirkulasi udara yang ada di gedung. Para pekerja dapat ‘memilih’ pengaturan suhu di area kerja mereka di gedung tersebut. Gagasan penggunaan IoT untuk menyesuaikan ruang kerja sesuai keinginan masing-masing individu adalah prospek yang menarik bagi banyak orang dan juga dapat membantu mengurangi konsumsi energi bagi perusahaan.

IoT kini juga semakin populer di Indonesia seiring semakin banyaknya inisiatif smart city di berbagai kota di Indonesia.

  • Smart office mendukung kerja remote. Studi Dell Technologies lainnya tentang Workforce Transformationmenemukan bahwa lebih dari separuh perusahaan di kawasan APJ berharap mendapatkan dukungan TI remote yang lebih mumpuni.  Pasalnya, banyak karyawan di wilayah ini yang ingin bekerja dari berbagai lokasi dan menggunakan beberapa perangkat berbeda, kemampuan berbagi file secara aman, dan kolaborasi lancar yang dapat menggantikan kebutuhan komunikasi tatap muka di masa depan.

Di Indonesia, IDC menyatakan sekitar 27% organisasi di Indonesia sudah mengimplementasikan tren mobilitydengan memanfaatkan aplikasi mobile.

  • Smart office menjaga keamanan pekerja. Meningkatnya jumlah perangkat yang digunakan pekerja menjadi sumber utama masalah keamanan bagi dua pertiga (71%) perusahaan-perusahaan di APJ. Serangan ransomware baru-baru ini seperti WannaCry jelas menunjukkan bahwa perangkat endpoint adalah mata rantai terlemah dalam sistem jaringan sebuah perusahaan. Menggunakan perangkat-perangkat terbaru yang memiliki teknologi keamanan yang lebih canggih merupakan salah satu cara perusahaan dapat memastikan keamanan yang lebih baik para karyawannya, tanpa menghambat produktivitas mereka.

Survei Global State of Information Security Survey 2017, yang diterbitkan PricewaterhouseCooper (PwC) bekerja sama dengan majalah CIO dan CSO, menegaskan bahwa perusahaan-perusahaan di Indonesia telah memutakhirkan praktik keamanan siber  mereka dengan 38% responden menyatakan telah melakukan investasi untuk meningkatkan keamanan infrastruktur mereka.

Tapi perusahaan tetap menghadapi tantangan – meski semua teknologi baru terus masuk—para pekerja mengatakan hal terbaik yang bisa dilakukan perusahaan untuk meningkatkan produktivitas mereka adalah memastikan teknologi yang ditawarkan dapat berfungsi secara efisien. Pemborosan waktu terbesar selama bekerja adalah program software dan perangkat yang lambat atau sering mengalami glitch, bukan rapat atau percakapan basa-basi.

Terbukti pengalaman karyawan secara intrinsik berhubungan erat dengan harapan mereka dari sebuah smart officedan sangat penting bagi pendapatan perusahaan. Jadi, pastikan Anda menyediakan software dan perangkat handal untuk memberdayakan karyawan Anda, bukan menghambat mereka, baik ketika mereka berada di kantor atau bekerja secara remote. Selanjutnya, buat rencana investasi sumber daya jangka panjang yang mengedepankan retensi karyawan dan teknologi sebagai line item yang tidak terpisahkan.

Jika Anda ingin karyawan-karyawan terbaik Anda menghasilkan kinerja terbaik, pastikan Anda melakukan investasi teknologi yang mampu meningkatkan produktivitas mereka. (**)

Tags:

Share This:

Comments

RANDOM ARTICLES